我在一家五星大飯店工作，是業務專員 (Event Coordinator)
說到飯店大家第一句話都會先問你要輪大夜班嗎？沒有周休二日吧？中午是不是都在飯店餐廳裡吃？
我想那是因為大家最直接聯想到的飯店工作就是櫃台( Front Office)主要負責客人入住或退房，
還有兩個也會出現在飯店Lobby最醒目地方的就是禮賓櫃台(Concierge) 和商務中心 (Business Center)
Concierge是whatever wherever,不管是你想要問哪裡有好玩或安排禮車接送又或者想寄物寄行李，只要找他們沒錯
Business Center則是商務人士使用居多，要商借會議室或者復印資料等就是由他們負責
飯店宴會業務在幹嘛？
舉一個生活中的例子則是你想舉辦婚宴時跟你接洽的那位即是會議宴會的業務專員，
飯店裡的大大小小宴會場地都由我們負責買賣及規劃活動，可以說是身兼Sales & Planning的角色
除了服務個人外如婚宴，私人晚宴或扶輪社，公司行號也是我們的主要服務對象之一，如年度的尾牙春酒或記者會
當然外燴也是宴會部門重要的營運項目之一。
飯店宴會業務的To do list?
同常來說每位業務最基本即是有接不完的電話，哈哈！是客人打電話詢問活動日期是否有場地的電話。所以替客戶照著需求安排最適合的場地是業務的基本功
當安排好場地後就需在最短的時間內發出報價單給客人，讓客人考慮3-7天後則要追蹤是否確定使用我們飯店，通常有2種答案：
下次再合作或決定就是我們了！面對這2種情況業務都要有後續的動作，下次再合作的客戶則是要安排時間到公司拜訪，決定就是我們了呢則是準備合約書。
在合約書簽回來後就是替客戶安排活動細節，像是宴會就有不同的用餐選擇( Buffet, 中式桌菜或西式套餐，記者會或公司會議則是咖啡茶點或法式小點(Canape)為主，其實這個階段才是業務展現功力的時候，一場活動是否完美有許多細節要注意
桌花 (Florist)：要用什麼顏色的花，通常飯店會提供基本的接待桌桌花及宴會吃飯時的桌花，講台花則需另外付費，飯店有花房則是可以幫忙不然就請公關廣告公司或花店負責
AV (Audio Visual)：在做這工作前從沒想過燈光會在一場活動中佔這麼重要的角色，下次參加婚宴可以注意，其實燈有電腦燈 pot燈 追蹤燈等好多種，不同的燈光架設方式不同，例如婚宴時打在走道上的燈或吃飯時圓桌打燈方式，如何讓燈打在花上才漂亮，當然還要用小雨燈打在座位上讓整個場地看起來有不同層次;記者會時可以打出廠商Logo的電腦燈等等，通常燈光也是很耗電的，所以再三確認電量及是否需要拉大電也是我們的責任，否則糟糕的話是會大跳電的！
美工 (Art)： 會議活動時的桌卡，活動標語及宴會婚宴的桌牌還有桌次圖都由他們負責，飯店場地通常禁止黏貼或釘東西，美工也會幫忙將東西吊在吊點上，這個部分業務需要特別注意客人的背板尺寸還有視覺區域如何呈現，如果是委外廠商要進場佈置也須注意是否要多留佈置時間及須和廠商簽進場同意書以防場地有任何毀損
宴會中西廚房 (Banquet Kitchen)：廚師們可以說是飯店中的大哥大，所有宴會廳的餐點都由他們負責，因為宴會廳跟餐廳不同，有宴會才會有廚子排班及叫菜叫貨，每個星期又會碰到市場休市，所以業務們都需要在至少一星期前確定好宴會餐點點夠的份數，如果客人有customade or special request需要改菜單，業務是不能自己決定的要由總主廚開菜單，原因是飯店十分重要的就是食物成本 (Food Cost)
一般來說飯店是無法帶外食的，如果真的有特殊情況會和客人簽下食物切結書，原因是怕客人在飲用廠商提供的食物時有任何身體不的情況產生
我們常常會遇到客人在活動得前一天要求改菜或增減餐量，那其實對業務來說是十分為難的，我們為了達成任務的情況下常常是冒著生命危險被臭罵一頓呢！！
＊點心房跟宴會廚房就像兄弟般各司其職，只要是甜點類都由點心房負責，宴會廚房主要負責餐食類
宴會廳 (Banquet) : 宴會廳的同仁們就是活動現場的服務人員，如果把一個活動分成前後段那到活動發生的前面部分都是由業務負責，當暫停結束教練說完戰術後宴會廳的服務人員就會向球員一般服務客人讓活動圓滿完成，其實我們也是相互關係最密切的，是客人最能感受到飯店軟實力的部分，此外如果活動有特殊的VIP來參加也會讓BQ同仁們瞭解，他們會和活動的Key Contact相互認識，活動現在臨時的調度都會知道活動主辦人讓他定奪保持活動的完整性
其實業務每天需要接觸的部門很多，上面說的是會議宴會活動業務比較常一起共事的單位，像活動結束後球又回到教練那要檢討活動成不成功，客人的Feedback及建議良好的顧客關係，結案跟財務部review核對金額也是工作內容之一
除了幫客戶辦活動外，飯店也有自己的Promotion要做，像一年一次的秘書之夜(Appriciation Party)啊，邀請我們最重要的Contact來參加感謝他們!
其實飯店業務的每天就是被日子跟時間追著跑跑跑，活動每分每秒都可以有變化或不可預期！！！！所以加班是非常常有的狀況，我就曾經到家躺在床上已經1點了：（
一般來說業務屬於內情單位，休假是見紅就休，但如果有活動也會以補假的形式安排上班
客人來看場地的時間平假日也是以早上9點到晚上6點的上班時間為主，但還要是場地沒有活動的情況下才會讓客人參觀，為了是保障每組客人的權益
跟大家小小的分享一下，每家飯店還是會有結構組織的不同，希望可以幫助到想成為飯店一員的朋友們噢：）
＃blahblah＃未來還有好多飯店即將進駐台灣，在飯店工作其實是很有趣的因為可以接觸到不同國籍的旅客及各式各樣的活動，如果喜歡生活有變化是很好的選擇之一喔：）
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